韩思远

摘要：基于民办高校办学特点与机构设置，以及艺术专业办学特色，本文总结民办高校艺术类教学秘书的横向沟通工作内容与实际沟通问题，从沟通能力、综合协调能力、应变能力等多个方面对能力结构进行思考，为民办高校艺术类教学活动管理优化提供启示。

关键词：民办高校；艺术类教学秘书；跨部门协调；能力构建

一、民办高校艺术类教学秘书

跨部门协调的工作实务

（一）教学资源协调：场地、设备与师资的统筹配置

民办高校艺术类教学对场地、设备的依赖度较高，舞蹈排练厅、琴房、画室、演播室等专业场所的使用需要对接教务处、后勤处等不同使用部门，乐器、画具、摄影设备等专业教学设备的维护、调配需要对接资产部门，校外实践基地的维护与开拓需要对接校外单位。

（二）实践教学协调：课内教学与课外实践的衔接管理

艺术类专业实践性教学环节较多而复杂，参与人员较多、分工较广。比如，写生采风涉及学工、保卫、车旅及住宿；艺术展演涉及新闻、舞台、安保、后勤等部门；毕业设计（创作）过程管理涉及指导老师、学生、校外指导老师、企业指导老师等。

（三）应急事务协调：突发状况下的快速响应

艺术类课程最容易发生突发情况。因机器开不了课，因天气不好无法户外上课，因为展演出现问题……事情一旦发生了，需要教学秘书第一时间去协调解决，需要联动各机构、各种人员去应对。

二、民办高校艺术类教学秘书

跨部门协调的现实困境

（一）权责不对等：协调需求与决策权限的落差

教学秘书经常要协调各项工作，但没有相应的权限，涉及资源调配或者其他部门工作时的协调需要层层审批，严重影响了协调效率，协调权力与责任的失衡使教学秘书的协调行为缺少一定的说服力和执行力。

（二）沟通渠道不畅：信息传递的效率损耗

民办高校沟通机制不健全，跨部门沟通依靠口耳相传的现象很常见。消息一个传一个，容易造成信息不准确、不全面的情况。沟通是协调工作能够顺利开展的前提，而在实际工作中，由于协调渠道的缺乏，使得协调的工作量较大、效率较低。

（三）突发性事件频发：计划外工作对常规秩序的冲击

艺术类教学的复杂性和不确定性造成意外的高发生频率。演出排练因故推迟、设施设备故障、教师临时调改课等各种突发事件极易打乱工作正常规划。教学秘书不仅日常工作量大，面对各类意外情况还要及时处理应对，管理负担不断加重。

三、民办高校艺术类教学秘书跨部门协调能力的构建路径

（一）沟通能力的培养：建立有效的协调话语体系

教学秘书需学会与各个部门交流的话语艺术，了解不同部门的工作思维和关注的侧重点，与教务处交流时的教学制度与要求，与后勤处交流时的日期与需求，与校外单位交流时的合同与互惠兼顾，慢慢摸索出一套针对不同对象沟通协调的话语表达与交流方式。

（二）统筹能力的提升：优化协调工作的流程与机制

教学秘书要积极完善、优化并规范工作流程，将重复性协调工作形成工作模板，定期收集各个系部的教学资源需求，积极预判提前协调解决问题。努力构建常态化的跨部门资源协调机制，将临时应急性、消极性的协调事务变为常态化、积极性的协调沟通事务，降低协调成本。

（三）应变能力的强化：在压力情境中保持专业判断

面对突发事件，教学秘书需要在信息有限、时间紧张的情况下做出判断和决策。应变能力是在平时业务学习和实践总结中积累应对各类突发事件的预案，要求教学秘书面对工作中出现的各类突发事件要有足够的心理准备，保持心智平和冷静、业务熟练专业，稳定良好教学秩序。

在民办高校艺术类专业的教学工作中，教学秘书协调与沟通作用十分关键。认知艺术类教学的特殊性，认识民办高校的体制特殊性，构建“三位一体”的协调与沟通能力是教学秘书由“被动工种”向“主动工种”提升的必然选择。

（作者单位：河北传媒学院）

参考文献：[1]容骞.数字化时代高校教学秘书工作的开展路径研究[J].办公室业务,2025,(16):22-24.

[2]雍霞.教育数字化背景下高校教学秘书工作创新研究[J].赤峰学院学报(自然科学版),2025,41(6):98-101.